A jelenlétrögzítésen túl

Az emberi erőforrás a legdrágább és legfontosabb energiaforrás. A nem gyártó tevékenységet folytató vállalatok nagy részében a HR szemlélet és humánerőforrás-kontrolling a jelenléti adatok nyilvántartásában teljesedik ki, azonban ennél sokkal több – a hatékonyságnövelés szempontjából lényegesebb – információ érhető el egy célszoftver segítségével. Cégvezetőként, csoportvezetőként a munkavállalói tevékenységadatok nyilvántartása is ilyen terület.

Munkaidő-nyilvántartás

A jelenlét és munkaidő a vállalatok legalapvetőbb adatai, hisz jogszabályi kötelezettség ezek pontos dokumentálása. Hogy ezt papíralapon, szoftverrel vagy beléptetőrendszerrel egybekötött nyilvántartással vezeti a cég, már preferencia kérdése. Korábbi díjmentes kiadványunkban összehasonlítottuk az egyes módszerek velejáróit, hogy könnyebben megtalálja a vállalkozása számára leginkább megfelelőt.

A döntés során a legfőbb kérdés, hogy a vezetőség milyen részletesen kíváncsi az adatokra. Akarja-e tudni, hogy percre pontosan mikor érkeztek és távoztak a dolgozók, vagy elég-e csak annyi, hogy az adott napon hány órát töltöttek munkával; vagy akár a rendkívüli munkavégzések, távollétek arányát, esetleg érdekli-e mivel töltötték a munkaidőt a dolgozói. Utóbbi esetekben ugyanis már nem is egyszerűen munkaidő-, hanem az ezt kibővítő tevékenységnyilvántartásról is beszélünk.

Tevékenységek nyilvántartása

A nem termelőtevékenységet végző vállalkozások esetében a tevékenységnyilvántartás egy alulértékelt lehetőség. A szolgáltató szegmensben, ha napi szinten nyomon tudjuk követni az elvégzett feladatokat, akkor időben felismerhetjük a szükséges beavatkozási pontokat, és magasabb hatékonyságot érhetünk el. Tekintettel az üzleti kihívásokra, egyre kevésbé elhanyagolható területről beszélünk.

Egyén szintjén

Először vizsgáljuk meg milyen információkhoz jut a vezető, amikor egy dolgozó elvégzett tevékenységeit láthatja maga előtt. A részfeladatok, feladatok és a rájuk fordított idő hármasából látható, ha egy dolgozó túl nagy arányban végez nem a munkakörének, készségeinek megfelelő munkát, például túl sok időt tölt adminisztrációval, vagy azt, ha a pozícióját meghaladó, nehezebb feladatok elvégzésére is képes. Ezek az információk alapot adnak a munkakör szűkítéshez, bővítéshez, fejlesztési tervekhez. A feladatok elvégzéséhez szükséges idő historikus vizsgálata megmutatja, ha a munkavállaló fejlődött a területén, vagy ha valamilyen ok miatt lassabban tudott haladni a munkájával, így a megfelelő időben tehetünk megfelelő beavatkozásokat.

Csapat, divízió szintjén

Csapatszinten a teljesítmények összehasonlíthatóvá vállnak, lehetőséget biztosítva a megfelelő munkakiosztásra. Hatékonysági szempontból a legoptimálisabb, ha a munkavállalóinkra olyan feladatokat osztunk, amelyekben a legjobb teljesítményt tudják nyújtani. Ezáltal nemcsak a hatékonyságot, hanem a munkavállalói elégedettéget is növelhetjük.

Projekt szintjén

Projektszinten láthatóvá válnak az elakadások. Az időben elhárított esetleges problémák megszüntetik a határidő-túllépést és az ezzel járó stresszt, kapkodást. Emellett a számszerűsíthető adatok alapot adnak az árazáshoz, projektzáráskor a tanulságok levonásához. Az is látszik, hogy ki, milyen mértékben vette ki a részét a projekt megvalósításából, ez alapján pedig igazságos prémiumrendszer alakítható ki.

Szoftveres tevékenységnyilvántartás

A felsorolt előnyök mindegyike elérhető a Norma HR kontrolling szoftverrel. A tevékenység és munkaidő adatok mellett tárolja a dolgozói adatokat és projekteket, komplex képet adva vállalatáról. Mindehhez grafikus kimutatások, szabadon szűrhető Exceltábla exportok és az Ön mutatóinak megfelelő BI felületek is a rendelkezésére állhatnak.

Ha kíváncsi, Önt miben tudná támogatni a szoftver, vegye fel a kapcsolatot kollégáinkkal! Szolgáltatóként gyakorlati tapasztalatunk van a Norma általi tevékenységnyilvántartásban, mivel partnereink mellett mi magunk is a szoftver használói vagyunk.