Egy szoftver minden problémára? 2. rész
A cikksorozat első részében az üzleti szoftverek bevezetését megelőző folyamatokról olvashatott, a probléma megjelenésétől a szoftver kiválasztásáig. Most a folyamatban tovább haladva a szoftverek megfelelő használatáról lesz szó.
Miért nem hozza az elvárt eredményt?
Ezzel a kérdéssel zártuk az előző részt. Ha biztosak lehetünk abban, hogy jól definiáltuk a problémát és a céljainknak megfelelő szoftvert választottuk, de mégsem érzékeljük az ígért, elvárt javulást, annak csak két oka lehet: nem jól használjuk, vagy nem illeszkedik a folyamatainkhoz. De mit jelent ez?
Egy üzleti szoftver működéséhez elengedhetetlen, hogy adatokkal tápláljuk. Az adatfeltöltésnek folyamatosnak és jó minőségűnek kell lennie ahhoz, hogy a szoftver fel tudja dolgozni ezeket, használható információkat tudjon előállítani a használói számára. Ha a munkatársak nem viszik fel az adatokat, vagy nem a szoftver számára feldolgozható formátumban teszik, esetleg adat-duplikáció miatt hibás eredmények jönnek ki, a vezetőség nem fogja látni a valós tényeket, kimutatásokat, ezáltal továbbra sem lehet megvalósítani az adatalapú döntéshozatalt.
Ha pontosan végezzük az adatfelvitelt, ám eredmények mégsem segítik a döntéshozatalt, akkor valószínű, hogy a szoftverkiválasztás folyamatába csúszott hiba, és olyan szoftvert vezettünk be, amelynek logikája nem illik a vállalat működéséhez. Ebben az esetben árulkodó lehet az, ha a kívánt eredmény szempontjából szükségtelen adatok felvitelével aránytalanul sokat kell foglalkozni, illetve, ha a szoftverrel kinyerhető információk nem lényegesek a döntéshozók számára.
Kerülje el a hibalehetőséget!
Nem szabad elfelejtenünk, hogy minden eredmény az inputon múlik, ezért a munkatársak oktatására is időt kell szánnunk, hogy ne csak az adatok felmásolása jelentse számukra a szoftverhasználatot, hanem a működése mögötti logikát is megértsék. Ennek köszönhetően nemcsak a pontosabb munka, hanem a proaktív hozzáállás is megvalósul. A szoftvert használó kollégáktól kaphatja a legjobb ötleteket az elérhető hasznosság maximalizálásához, valamint az adminisztrációs idő csökkentéséhez.
Ahogy a korábbi cikkünkben említettük a szoftvervásárlás előtt érdemes pontosan meghatároznunk a szoftver használatával várt eredményeket, viszont azt is tudnunk kell, hogy a szoftverek nem csodaszerek. Egy szoftver bevezetésétől nem fognak megszűnni a vállalati problémák, viszont az általuk elérhető információk támogatást nyújtanak az üzleti folyamatok fejlesztéséhez, javításához, ezáltal a problémák megoldásához is. Ahhoz, hogy ezt a funkciót a legpontosabban töltse be, a szoftvernek logikailag is illeszkednie kell a folyamatainkhoz. Jól megtervezett és kivitelezett szoftverbevezetéssel a hibalehetőségek nagymértékben csökkenthetők. Egy képzett szoftverbevezetési tanácsadó nemcsak a problémához igazodó szoftverre tesz javaslatot, hanem segít a meglévő folyamatok felmérésében is, valamint az ezeknek a feltételeknek megfelelő szoftverek kiválasztásában és bevezetésében is.
Kérje a Crosssec Solution Kft. tapasztalt szoftverbevezetési tanácsadóinak segítségét! Szakértőink részt vettek a saját üzleti, HR kontrolling szoftverünk fejlesztési folyamatában is, ezért mindkét oldalról ismerik a területet. Támogatják Önt a meglévő szoftverei átvizsgálásában, a követelményspecifikáció elkészítésében, a megfelelő szoftver megtalálásában, továbbá a bevezetés teljes ideje alatt.
