Termelékenység és hatékonyságnövelés a Normával
Növekvő hatékonyság: a munkabér ára című cikkükben írtunk a minimálbér növekedéséről, illetve arról, hogy az adatalapú döntéshozatal és hatékonyságnövelés lehet a megoldás arra, hogyan tudjuk kigazdálkodni a folyamatosan növekvő bérköltséget. Legújabb írásunkban bemutatjuk, hogy egy egyszerű, szoftveres megoldás milyen módon segítheti elő mindennek a megvalósulását.
Ha azt halljuk, hogy adatvezérelt döntéshozatal, azonnal komplex és drága ERP rendszerek jutnak eszünkbe, valós idejű termeléskövetés stb., melyek kkv szinten gyakran nem elérhető eszközök. És különösen nem hiányzik egy óriási informatikai beruházás, amikor azt tervezzük, hogyan tudunk továbbra is eredményesen működni az egyre nehezebb gazdasági feltételek mellett.
A jó hír, hogy egy kisebb, megfizethető szoftver is nagy segítség lehet, ha a vállalkozás és különösen a humán-erőforrás, vagyis a munkavállalók hatékonyságát szeretnénk vizsgálni, figyelni és javítani.
Ne legyenek azonban irreális elvárásaink, itt még nem a mesterséges intelligenciáról beszélünk, vagyis egy szoftver nem fog helyettünk döntést hozni és nem táltosítja meg a dolgozókat sem, viszont ha feltöltjük adatokkal, akkor sok hasznos információt kaphatunk vissza, melyeket megvizsgálva megalapozott döntéseket tudunk hozni, akár olyat is ami a „táltosodás” felé tereli a munkatársakat.
Szoftverünk, a Crosssec Norma alapvetően egy munkaidő- és teljesítmény nyilvántartó, humán-kontrolling eszköz termeléstámogató funkciókkal. Egyszerű adatokból táplálkozik, mégis komplex információhalmazt tud adni a hatékonyság és a munkaerő-munkaidő adatok elemzéséhez, esetleges beavatkozáshoz, illetve az adatok alapján történő tervezéshez és ellenőrzéshez.
A munkaidő adatok már önmagukban sokat elárulnak. Vizsgálható a különböző jogcímen igénybe vett távollétek aránya és az ezekhez tartozó bérköltségek. Hosszabb időszakokat vizsgálva kirajzolódhatnak a hiányzási „szokások”, ami alapján akár jobban tervezhető egy következő időszak, így könnyebb lehet a megrendelések, szállítások ütemezése. A historikus adatokat felhasználhatjuk például a gyártástervezéshez, kapacitástervezéshez, mivel látjuk, hogy a rendelkezésre álló - munkaszerződés szerinti - kapacitást hogyan befolyásolta a távollét. Például ha papíron van egy hónapban 16800 munkaóra amivel tervezhetünk, de az átlagos távolléti arány 70%, akkor ne tervezzünk a teljes munkaidőre és létszámra.
Ha pedig a munkavállalók tevékenységeiről is gyűjtünk adatokat és nyomon követjük a rendszerben a teljesítményüket, akkor az így kapott mutatót is érdemes felhasználni. Ha azt látjuk, hogy az átlagos teljesítményszázalék 85%, akkor ez ismét csökkenti azt a kapacitást, amire tervezhetünk. Ismétlődő termékkörök gyártása esetén célszerű lehet akár rendelések vagy gyártások, munkaszámok szerint lekérdezni az adatokat, hiszen lehet, hogy egyik termék előállítása során a munkatársak jobban teljesítenek, míg másiknál rosszabbul. Azon termékeknél, ahol nem megfelelő a hatékonyság, lépéseket eszközölhetünk; Felülvizsgáljuk a gyártósort, a reszortokat, a normaidőket, a gépeket, vagy akár a mozdulatokat. Számtalan oka lehet annak, ha a munkavállalók nem tudják az elvárt szinten teljesíteni a normákat. Ezt ki kell szűrni, de akár úgy is dönthet a vállalkozás, hogy az adott termékből nem vállal több gyártást.
A programban lehetőségünk van elkülöníteni a termelő tevékenységekre és a kiegészítő tevékenységekre fordított bérköltségeket. Amennyiben szeretnénk, nyilvántarthatjuk a kieső időket, a különféle állásidőket és az ezekre jutó személyi jellegű ráfordításokat is ki tudjuk mutatni. Ha látjuk, mivel állunk szemben, és esetleg a kieső idők magas mértéke okozza a hatékonyság elmaradását a várt vagy tervezett szinttől, akkor ezek okát is érdemes közelebbről megvizsgálni és intézkedéseket tenni ezek csökkentésére, hiszen a kieső időkre kifizetett bér és járulék soha nem térül meg.
A Norma szoftver teljesítménybér- vagy csak teljesítmény számítására is alkalmas, így eszköze lehet egy teljesítmény alapú motivációs rendszer vagy bérezési rendszer kialakításának és fenntartásának is. Amennyiben a hatékonyság elmaradásának nincs egyéb oka, megfelelőek a normaidők, a reszortok, a gépek és eszközök, akkor gyakran az a probléma, hogy a munkavállalók nem érdekeltek a magas teljesítmény elérésében. Ha bármennyit is készítenek el egy-egy termékből vagy műveletből, akármilyen minőséggel, akkor is ugyanazt a fix bért kapják, akkor csak a magas belső motivációval rendelkező munkavállalók fognak jól teljesíteni, belőlük pedig sajnos egyre kevesebb van. Meg kell teremteni tehát annak lehetőségét, hogy a jó teljesítmény, a magasabb darabszám és / vagy a jobb minőség magasabb díjazást eredményezzen. A Normában erre több lehetőség is elérhető, így megfelelő támogató eszköz lehet egy ilyen rendszer kialakításához és működtetéséhez.
A teljesítmény adatokat is érdemes megvizsgálni az egyéb adatok irányából is, például, hogy a létszámadatok, kilépési fordalom, fluktuáció milyen hatással van a teljesítményekre és akár fordítva. Természetesen a hiányzások is befolyásolhatják a teljesítménymutatókat. Már akár egy-két kulcsszereplő kiesése jelentős visszaesést okozhat; Ha a legjobban teljesítő munkatársak hiányoznak, szűk keresztmetszetek alakulhatnak ki a gyártásban, melyek mihamarabb kezelni kell. Ha ismert számunkra, hogy mely munkavállalók kiesése okoz ilyet, a beavatkozást is gyorsabban tudjuk megtenni.
A Norma szoftver akár az árazásban is segítséget jelenthet. A Plus csomag már normakatalógus modult is tartalmaz, melynek segítségével egy új termék műveletjegyzékének készítésekor felhasználhatók a normakatalógusban létrehozott műveletsablonok a hozzájuk kapcsolódó információkkal, időközi változtatásokkal, méri időkkel. Ezeknek köszönhetően reálisan teljesíthető és megfelelően árazott normák hozhatók létre, a munkavállalók osztályozásával pedig gondoskodni lehet arról, hogy az adott műveleteket a megfelelő készségekkel rendelkező dolgozók végezzék el.
A precíz árazás fontosságát nem lehet eléggé hangsúlyozni, hiszen nagyon sok múlik ezen. A termelési terv is csak akkor lehet sikeres, ha az emberi erőforrás-ráfordítás kalkulációja megfelelő. Ehhez pedig nélkülözhetetlen a megfelelően részletezett műveleti lista; a normaidők és a műveletek díjazásának pontos meghatározása, valamint ezek folyamatos monitorozása és felülvizsgálata. A termelésről és a költségekről ily módon rendelkezésre álló adatokkal pedig egy-egy új munka elvállalása előtt megítélhető, hogy rendelkeznek-e megfelelő erőforrással, kompetenciával és hogy van-e realitása a megtérülésnek, a profitnak, azaz megéri-e az adott üzlet.
A rendszerben tehát számtalan adat tartható nyilván, melyekből sokféle riport, mutató érhető el, nagyon sokrétű beállítási és szűrési lehetőségekkel, de fontos, hogy a szoftver használójának kell tudni kiolvasni az adatokból az információkat. Fel kell ismerni az adatok közötti összefüggéseket, hatásokat és gyakran olvasni kell a sorok között. Ez a vezető feladata, azonban megfelelő adatok nélkül esélye sincs rá és marad az intuícióból történő vállalatvezetés. Ha viszont sikerül megteremteni az adatokra épülő vezetést, akkor a vállalkozás hatékonysága, eredményessége is javítható, így pedig jobban lehet reagálni a gazdasági kihívásokra, mint például a minimálbér folyamatos növekedése.
