Szoftverbevezetés – szakemberrel vagy anélkül?

Előző cikkünkben 8 tanáccsal szolgáltunk a cégvezetőknek, amelyek megfogadásával sikerre vihetik még egy több szervezeti egységet érintő szoftver bevezetését is. Ezúttal azt vesszük górcső alá, hogy szükséges-e szakember segítségét kérni szoftverbevezetés esetén.

Amikor egy munkafolyamathoz új szoftver szükséges, nem egyszerű sem a döntéshozók, sem az operatív bevezetésben érintettek dolga. Érthető a dilemma, hogy nem szeretnének olyan szolgáltatásért fizetni, aminek szükségességéről nincsenek meggyőződve. Számos időigényes feladattal kell számolniuk: meghatározni az elvárásokat, ezek alapján megkeresni a megfelelő szoftvert, tesztelni, szerződési és technikai feltételeket egyeztetni, megvásárolni (összetettebb esetben egyedi igényeket fejleszteni), telepíteni, az adatokat át- vagy betölteni. Majd a felhasználókat megtanítani a kezelésére, sőt az első néhány hónapban a korábbival párhuzamosan használni.

Megeshet, hogy nincs is választásunk, mert a központ írja elő a cégcsoportnak az adott vállalatirányítási vagy bérszámfejtő szoftver bevezetését, akár év közben is. Annyi bizonyos, hogy egy több részleget és/vagy munkafolyamatot érintő szoftverbevezetés alaposan felforgatja a vállalat hétköznapjait, és sokszor nehéz házon belül olyan felkészült munkatársat találni, akinek saját munkaköre mellett rá is ér és alkalmas is egy ilyen horderejű projekt megtervezésére, lebonyolítására és támogatására.

A döntés elősegítése érdekében összegyűjtöttük a cégvezetők gyakori dilemmáit annak eldöntésében, hogy szakembert bízzanak-e meg az új szoftver bevezetésével, vagy saját erőforrásból oldják meg a feladatot.

Vajon tényleg szükséges az új szoftver?

Ahhoz, hogy ezt a cég- vagy részlegvezető el tudja dönteni, ismernie kell a napi munkafolyamatokat, a jelenlegi papír alapú vagy szoftveres megoldásokat. Fel kell térképeznie, majd tesztelnie a piacon elérhető szoftvereket. Ha nem áll rendelkezésre kész termék, akkor fejlesztetni kell az igénynek megfelelőt. Ez a nehezebb, mert az igényeket, a szükséges funkciókat és az elvárt működést pontosan meg kell határozni, technikai és felhasználói oldalról is.

Egy szoftverbevezetésre szakosodott vállalkozás a cégnél lefolytatott felmérés alapján segít eldönteni, szükséges-e egyáltalán szoftver, vagy elegendő egy összetettebb táblázat, esetleg a jelenlegi alkalmazás jobb kihasználása. Ha újat kell beszerezni, segít kiválasztani, javaslatot tesz a projektcsapat összeállítására, gondosan megtervezi a bevezetés minden lépését, szem előtt tartva a határidőket, az elvárt eredményt és az erőforrásokat is. A bevezetés során mindvégig kommunikál a résztvevőkkel, és mederben tartja a folyamatokat.

Megtérül-e a tanácsadó igénybevétele?

Könnyen előfordulhat, hogy a cég méregdrágán megvásárol egy szoftvert, aminek a bevezetése akár egy évig is eltart. A tanácsadó nagy előnye, hogy ismeri a piacot, a szoftvereket; gyakorlottan és rutinosan találja meg a nekünk megfelelőt, és csökkenti a bevezetés idejét a minimálisra. És talán a legfontosabb: segít a sikeres bevezetésben. Támogatásával nem hal el, nem fut zátonyra a projekt. Így biztosan megtakarítást eredményez a munkája, nem pedig plusz költséget!

Saját munkatársaim nem találnák meg a megfelelő megoldást?

Kétséget kizáróan széles a piac. Számtalan munkafolyamatra találhatunk szoftvert az interneten. Azt azonban nehéz egy pár soros leírás alapján megítélni, hogy melyik lesz a legmegfelelőbb a vállalkozás számára. A tanácsadó a felhasználókkal együttműködve feltérképezi a szoftverrel támogatandó feladatot és a követelményeket, amelyeknek meg kell felelnie. Ez alapján a felhasználók igényeit tartalmazó specifikációkat készít, amelyek segítenek elkerülni a félreértéseket és azonosítani a követelmények hiányosságait.

Veszítünk vagy nyerünk-e időt azzal, hogy folyamatosan kapcsolatban állunk a tanácsadóval?

A felkészült tanácsadó takarékosan bánik a cég erőforrásaival, hiszen az eredményben és az ügyfél elégedettségében érdekelt. Tudja, melyik részlegen milyen kérdéseket kell feltennie, hogy gyorsan információhoz jusson, így a munkavállalókat csak annyi ideig tartja fel, ameddig feltétlenül szükséges, és a felmérésre fordított időt optimálisan kihasználja.

Meg tudná oldani ezt a feladatot a saját informatikusunk?

Egy nagyobb vállalat feltehetően foglalkoztat saját informatikust, vagy IT-részleget, ez azonban az egyéni vállalkozókra, KKV-kra nem jellemző. De ha van is informatikus a cégnél, nem túl valószínű, hogy a vállalat összes munkafolyamatát és az ezekhez használt szoftvereket ismeri, főként, hogy jártas a felhasználók betanításában.

Honnan tudom, hogy a tanácsadó megfelelő szakértelemmel rendelkezik?

Kérjen mindenképpen referenciát a vállalkozástól! A korábban elvégzett munkák bemutatása megfelelő biztosítékot jelenthet. Térjen ki a korábbiak során felmerült nehézségekre és azok megoldásaira is! Figyeljen arra is, hogy hasonló funkciójú szoftverbevezetés terén rendelkezzen jártassággal. Egy professzionális szoftverbevezető cég figyelembe veszi az új szoftver adatkezelési vonatkozásait, és támogatja a vállalatot a GDPR-megfelelés, a hatásvizsgálat elkészítésében is.

Miben tud többet egy külsős szakember?

Sokkal nagyobb a gyakorlata, módszerei és jártassága a szoftverbevezetés, a folyamatfejlesztés és a projektmenedzsment sikeres lebonyolításában, a felhasználók oktatásának szervezésében. Meg tudja határozni a kulcsfelhasználók szerepét és személyét. Megvannak a dedikált erőforrásai a vállalkozás problémainak feltérképezésére és megoldására.

A szoftverbevezetésre szakosodott cégnek éppen azok a területek az erősségei, amelyeken a hozzá forduló vállalkozások leginkább hiánnyal küzdenek. Szakemberei olyan mennyiségű és mélységű tapasztalattal rendelkeznek, amilyeneket lehetetlen megszerezni egyetlen szoftver bevezetése során. A sikerhez elkerülhetetlen, hogy a megbízó is kellő munkaórát szánjon a bevezetésre, ám lényegesen kevesebb időt szükséges rááldoznia, ha szakember segíti e folyamatban.

A Crosssec Solutions szakértői természetesen örömmel segítenek minden olyan vállalkozásnak, ahol éppen szoftverbevezetési projekt indul, vagy esetleg a már folyamatban lévő bevezetés során olyan problémákba ütköztek, melyek megoldását külsős, szakértő csapatra bíznák. Kérjük forduljanak hozzánk bizalommal a weboldalunkon.