Otthoni munkavégzés – szoftverek, amik minket támogatnak

A hatékony otthoni munkavégzés körülményeinek megteremtéséhez elengedhetetlen, hogy a cég által hozott szabályrendszer mellett az eddig használt szoftverinfrastruktúra is átvizsgálásra kerüljön. Egy ilyen helyzetben, mint a mostani, amikor a munkatársak nem egy helyen dolgoznak, továbbra is gondoskodni kell arról, hogy a napi megbeszélések, egyeztetések ugyanúgy meg legyenek tartva, és hatékony maradjon a kommunikáció, elősegítve ezzel az eredményes munkavégzést.

Cikksorozatunk harmadik részében azt mutatjuk be, hogy hogyan mértük fel az elérhető szoftvermegoldásokat, valamint mely szoftvereket vizsgáltuk meg, és választottuk ki a napi munkavégzésünkhöz.

Biztonságos hálózat - VPN

Mivel a Crosssec Solutions szoftverfejlesztéssel és üzleti tanácsadással foglalkozó vállalkozás, ezért a mindennapi munkánk során is sok szoftvert és felhőszolgáltatást használunk, illetve segítünk ügyfeleinknek a kiválasztásukban. A konkrét programok bemutatása előtt azonban szeretnénk röviden az adatbiztonságról is szót ejteni.

A munkánkat (ha csak azt nem valamely SaaS – Software as a service – szoftverben végezzük) az információbiztonsági szabályzatunknak megfelelően a céges belső hálózaton és saját szerveren végezzük, hiszen ez számos előnnyel jár, mint például a könnyen menedzselhető rendszeres biztonsági mentés vagy a szigorúan korlátozható hozzáférhetőség.

Ahhoz, hogy ezt a szervert itthonról is el tudjuk érni, VPN kapcsolat segítségével kell csatlakoznunk a belső hálózatra. A VPN, azaz virtuális privát hálózat segítségével a számítógép egy titkosított, biztonságos csatornán – a VPN szerveren – keresztül csatlakozik az internetre. A helyesen beállított VPN kapcsolatnak köszönhetően garantálhatjuk, hogy az otthoni munkavégzés során is ugyanolyan hálózati-biztonsági feltételek mellett tudunk dolgozni, mintha az irodában lennénk, sőt a belső hálózatot is ugyanúgy elérjük.

Szoftverek

A munkánk során alkalmazott szoftverek jellemzően felhő alapú szolgáltatások, vagy legalábbis rendelkeznek olyan online platformmal, amelyek megkönnyítik a kommunikációt és a munkavégzést, így ezeket továbbra is minden gond nélkül tudjuk használni home office környezetből is. Ilyenek például az általunk minden nap használt Microsoft Office 365 szolgáltatásai, az Atlassian Confluence tudástára és JIRA feladatkezelője vagy a HubSpot CRM rendszere és a GitLab elosztott verziókezelő rendszere, valamint az általunk fejlesztett Crosssec Norma is.

A váratlan veszélyhelyzet azonban több olyan új kommunikációs szoftver megvizsgálását is szükségessé tette, amelyeket korábban még nem használtunk. Alapos tesztelést követően ki tudtuk választani a számunkra megfelelő opciókat, és gyorsan be tudtuk vezetni azokat.

A távoli munkavégzés során még a szokásosnál is fontosabb, hogy a megfelelő kommunikáció feltételei adottak legyenek a csapattagok számára. Ha otthonról dolgozunk, nem tudunk „csak úgy” odafordulni a kollégánkhoz, vagy gyorsan megmutatni valamit a monitoron, mintha mindannyian az irodában ülnénk. Természetesen korábban is használtunk belsős csevegőalkalmazást, azonban a home office miatt most kiemelt fontossággal bírnak az olyan funkciók, mint a jól működő hanghívás, konferenciahívás, videóhívás, valamint a képernyőmegosztás és távoli vezérlés. Ezekre a korábban használt eszközünk nem volt alkalmas.

Microsoft Teams

A Microsoft Teams azonban nem csak hogy minden, fent említett funkciót ki tud szolgálni, de ráadásul rendelkezik az összes olyan szükséges adatbiztonsági tanúsítvánnyal, amely garantálja azt, hogy az itt folytatott, saját céges kommunikációnk felett a Crosssec Solutions rendelkezik. Egy központi adminisztrátori felületről megoldható az üzenetek naplózása, csapatok és chatszobák kezelése, és a felhasználók kezelése is. Gyorsan át tudtunk állni a Teams használatára, még úgy is, hogy velünk egy időben majdnem egész Európa is így tett, így az első pár napban azért tapasztaltunk apróbb fennakadásokat a szolgáltatásban. Szerencsére a Microsoft ezeket gyorsan kezelte, és azóta is zavartalanul, nagy megelégedéssel használjuk a szoftvert. A Teams – Microsoft termékként – rendkívül jól együtt tud működni az Office csomaggal, így például a közös táblázatszerkesztés, a sharepoint elérése és az outlook naptár szinkronizációja is azonnal működik.

Zoom

A belső kommunikációs eszköz kiválasztását követően elkezdtünk egy olyan szolgáltatást keresni, amellyel az ügyfelekkel folytatott megbeszélések és egyeztetések is gond nélkül, biztonságos módon és kényelmesen megvalósíthatóak távoli munkavégzés esetén is.

A Zoom-ot egy korábbi projektünk miatt már ismertük, és nagyon elégedettek voltunk a funkciókkal, valamint a könnyen kezelhető felhasználói felülettel. A szoftvert nem csak cégek, hanem iskolák is használják távoktatási célra, hiszen a Teams-hez hasonlóan kiváló konferenciaszolgáltatásokat nyújt; itt is van lehetőség a csoportos videó- és hanghívásra, képernyőmegosztásra, virtuális rajztáblára. Mindezek mellett sok egyéb kényelmes és hasznos funkcióhoz férhetünk hozzá már az ingyenes csomagban is.

Fontos azonban megjegyezni, hogy az elmúlt napokban számos külföldi és magyar technikai hírportál, biztonságtechnikai kutató publikált cikkeket arról, hogy miért nem ajánlják a Zoom-ot bizalmas üzleti megbeszélésekhez. Sajnos több biztonsági kockázatot, és megkérdőjelezhető működést is feltártak a szoftverrel kapcsolatban, így érdemes átgondolni, hogy milyen célra felelhet meg az eszköz.

Természetesen mi is azt javasoljuk, hogy mindenki fordítson kiemelt figyelmet a saját- és cége adatbiztonsági igényeire és kötelezettségeire, mikor egy szoftver vagy szolgáltatás bevezetése mellett dönt.

A Zoom-mal kapcsolatos aggodalmakra azóta már a cég ügyvezetője is reagált több cikkben is, és be kell látnunk azt, hogy vannak olyan esetek, amikor a szóban forgó megbeszélés valóban nem igényel szigorú biztonsági besorolást. Ha a csapattagokkal való kapcsolattartás, csapatmorál fenntartása a cél, akkor az általánosabb, könnyedebb, üzleti titkokat nem tartalmazó megbeszélés során nem feltétlenül van szükség a legszigorúbb biztonsági intézkedésekre. Vannak, akik ezt akár hagyományos telefonhívással, esetleg közösségi média oldalak segítségével valósítják meg, amelyek a Zoom-hoz hasonlóan ugyancsak nem rendelkeznek széles körű iparági biztonsági megoldásokkal.

Az eszköz azt helyettesítheti, hogy a munkatársak nem tudnak személyesen találkozni. Ahogy az élet más területein, úgy a távmunka során is érdemes végig gondolni, hogy a téma, amiről beszélni szeretnénk, vagy a beszélgetés során megosztott fájlok vajon milyen információbiztonsági besorolást kapnának. Abban az esetben, ha ezek olyan jellegű információt tartalmaznak, amelyek indokolják egy magasabb adatbiztonsági intézkedésekkel rendelkező alkalmazás vagy szolgáltatás választását, akkor ezeket a megbeszéléseket ne a Zoom-on, vagy más hasonló platformon folytassuk le.

Cisco Webex

A Cisco által kínált Webex nem új szereplő a távkonferencia-szolgáltatások piacán, korábban jellemzően nagyvállalati környezetben találkozhattunk a cég szoftvereivel. A koronavírus járvány miatt azonban a legfontosabb funkciókat beemelték az ingyenesen elérhető és regisztrálható csomagba, így 100 résztvevőig, időkorlátozás nélkül, akár GSM-betárcsázás igénybevételével is tarthatók olyan megbeszélések, ahol hang- és videóhívások mellett megosztható a képernyő és használhatunk virtuális rajztáblát is.

A Cisco Webex esetében a nagyvállalati partnerek kiszolgálása miatt nagyon komoly biztonsági funkciókat építettek a szoftverbe, melyek dokumentációi elérhetőek a vállalat weboldalán. A cég természetesen rendelkezik Privacy Shield tanúsítvánnyal és megfelel a GDPR által támasztott elvárásoknak, így jó választásnak bizonyulhat az érzékeny üzleti adatokat érintő megbeszélések távkonferenciás megoldására is.

A jelenlegi helyzetben elengedhetetlen, hogy a megfelelő szoftverek kiválasztása és használata mellett a munkaszervezéssel kapcsolatos teendőket ne csak a vállalkozás vezetői, de a munkatársak is kezeljék. Ahogy korábbi cikkeinkben is írtuk, a távmunka ilyen széles körű – például esetünkben teljes céget érintő – alkalmazása komoly változásokat jelent egy cég életében.

Fontos azonban kiemelni, hogy a home office nem a feladatok mennyiségét csökkenti, csak a munkavégzés helyszínét változtatja meg. Ugyanúgy szükséges gondoskodni az egymással és az ügyfelekkel folytatott kommunikáció zavartalanságáról, mintha az irodában dolgoznánk, csak ebben az esetben a személyes találkozókat és megbeszéléseket különféle – akár számunkra és ügyfeleink számára is – új szoftverek segítségével váltjuk ki.

Nem szabad azonban megfeledkezni az adatbiztonsági és adatvédelmi területről sem, így mindenképpen azt javasoljuk partnereinknek és olvasóinknak, hogy az új szoftverek kiválasztása és használata előtt győződjenek meg azok biztonságosságáról és az adatvédelmi garanciákról, valamint ezeket folyamatosan ellenőrizzék is, járjanak el körültekintően. Ahogy például a Zoom esete mutatja, előfordulhat, hogy idő közben derül fény különböző kockázatokra, amelyek ismeretében felül kell vizsgálni a korábbi döntést.