Mik egy adatvédelmi tisztviselő feladatai?
Az adatvédelem a mai napig az egyik leginkább változó jogi terület. Éppen ezért egy adatvédelmi tisztviselő feladatai nagyon fontosak és sokoldalúak lehetnek. Hogy mi is tartozik a feladatok közé és egyes esetekben miért elengedhetetlen ez a szerepkör egy vállalkozás életében? Cikkünkben ismertetjük a pozíció leírását és a feladatok sokszínűségét is.
Az adatvédelem fontossága
2018-ban az Európai Unió összes országára vonatkozó egységes szabálykeret lépett érvénybe, ami a személyes adatok védelmét hivatott ellátni. Ez az Általános Adatvédelmi Rendelet, vagyis közismertebb nevén GDPR magába foglalja az adatkezelés fontosságát és mikéntjét, illetve maga az adatvédelem definícióját is.
Ezeknek a szabályoknak való megfelelés pedig mérettől függetlenül, minden vállalkozás érdeke, ugyanis nagyon komolyan pénzbüntetést osztanak ki, ha egyáltalán nem, vagy nem megfelelően tartjuk be a rendeletbe foglaltakat.
Mivel egyre több cég kezel jelentős mennyiségű személyes adatot, amik kiemelten fontos szereppel bírhatnak számukra, ezért a GDPR rendelet meghozatala nagyon is szükséges volt. Mindemellett sok cég életét változtatta, vagy éppen nehezítette meg. Ahhoz viszont már minden vállalatnak tartania kell magát, hogy a birtokukban lévő személyes adatokat megfelelően kezeljék és az ügyfeleik számára biztosítsák a biztonságukat.
De mi van akkor, ha ennek a fontos feladatnak az ellátására nem rendelkezik a cég megfelelő szakemberrel? Ilyen esetekben adatvédelmi tisztviselő segítségét vehetik igénybe.
Adatvédelmi tisztviselő feladatai - mikor lehet rá szükség?
Nem kötelező minden adatkezeléssel foglalkozó cégnek egy csak a személyes adatok védelmével foglalkozó dedikált személyt alkalmaznia. Hogy van-e szükség adatvédelmi tisztviselőre, más néven DPO-ra, azt a GDPR határozza meg, de ha nem kötelező, az adatkezelő akkor is dönthet úgy, hogy alkalmaz DPO-t..
Tehát a vállalkozás maga választhatja ki az erre alkalmas személyt, amennyiben kötelező, vagy úgy ítéli meg, hogy cégének szüksége van rá.
Az adatvédelmi tisztviselő legfontosabb feladata, hogy megkönnyítse a cég számára a GDPR megfelelést. Ennek érdekében tanácsokat adhat és ellenőrizhet is, hogy minden a rendeletbe foglaltaknak megfelelően működik e a szervezet külön részeiben és az egységét tekintve is.
Az alábbi esetekben kötelező tisztviselőt fogadni:
- Amennyiben az adatkezelő nagy mennyiségű különleges adatot, vagy bűnügyi személyes adatokat kezel.
- Ha az adatkezelést közhatalmi szerv végzi (kivétel a bíróságok).
- Az adatkezelő egyik fő tevékenyége az érintett személyek rendszeres, nagymértékűmegfigyelése.
Az adatvédelmi tisztviselő feladatai
Tanácsadás
A tisztviselőnek tájékoztatni és szakmai tanácsokat kell adnia az adatkezelő részére az adatvédelmi jogszabályok kötelezettségeinek betartásáról. Továbbá például egy új informatikai rendszer bevezetése során ellenőrizni kell, hogy az befolyásolja-e a személyes adatok védelmét. Ilyenkor hatásvizsgálatot kell készíteni. Ebben az esetben tanácsot kell adnia a vizsgálat menetére vonatkozóan, illetve ellenőriznie kell az elvégzést is.
Ellenőrzés
Ellenőriznie kell az adatvédelemmel kapcsolatos összes megfelelést. Ennek érdekében segítséget adhat az adatkezelő részére, és tanácsot adhat abban, hogy mely területeken szükséges módosítani. Fontos kiemelni, hogy a tisztviselőnek nem feladata a szabályok betartatása , ezért őt nem lehet felelősségre vonni. Ez az adatkezelő feladata, így az ő felelőssége is.
Adatvédelmi tisztviselő feladatai – együttműködés
Együttműködik nem csak a vállalkozással, de az adatvédelmi hatóságokkal is. Továbbá kapcsolattartó személyként is működik a felügyeleti hatósággal. Ha arra van szükség, akkor pedig megadja a kívánt információkat a szervezet adatvédelmi tevékenyégére vonatkozóan.
Nyilvántartás
Az adatkezelő bizonyos helyzetekben megbízhatja a tisztviselőt az adatkezelési feladatokra vonatkozó nyilvántartás vezetéséről. Ez a dokumentum pedig hatékony segítség lehet a tanácsadáshoz és a felügyeleti szervek tájékoztatása során is.
Üzleti tanácsadás szolgáltatásunkon belül DPO feladatok elvégzését is vállaljuk. Ezért, ha biztos kezekben szeretné tudni vállalkozása működését, akkor keressen minket bizalommal!
