Hol tartanak a cégek a GDPR-ra való felkészülésben?
A múlt héten két, GDPR felkészülést támogató konferencián is részt vettünk, előadóként és kiállítóként egyaránt. A Piac és Profit szervezésében a GDPR-Finisben rendezvényen, valamint a Budapest Startup Safaryn.
A Piac és Profit konferencián a Sugár Mozi nagy termét megtöltve, vagyis közel négyszáz vállalkozóval volt szerencsénk megismertetni az új Európai Uniós adatvédelmi rendeletet, vagyis a GDPR elveit, előírásait, a teendőket és azokat a tévhiteket, amik felmerülhetnek a felkészülés szakaszaiban. Czinege Balázs munkatársunk nyitotta meg a rendezvényt egy 30 perces előadással, majd Mátyus Lilla a konferencia későbbi szakaszában bemutatta a Crosssec Solutions által elkészített, önálló felhasználásra szánt segédanyagokat.
A példátlanul nagy számú érdeklődés is arra enged következtetni, hogy a GDPR rendeletnek való megfelelés és felkészülés egyre sürgetőbb a magyar vállalkozói rétegnek. Igaz, hogy a rendelet életbe lépéséig hátralévő 1 hónap kevésnek tűnhet, azonban nem győzzük eléggé hangsúlyozni: nem késő elkezdeni cégünk átvilágítását!
A GDPR mindenkire vonatkozik, így a halogatás, ebben az esetben nem opció egy tudatos és felelősségteljes cégvezető számára. Ha május 25-éig nem tudjuk befejezni a teljes felkészülést, akkor is érdemes megtenni az első lépéseket, azonosítani a feladatokat, ütemtervet készíteni a megvalósításra.
Az idő nyomása ellenére sem javasoljuk, hogy kapkodjanak, esetleg mások által elkészített, az ő saját vállalkozásukra szabott kész anyagot használjanak fel. Mindenkinek magának kell átlátnia, hogy mi vonatkozik a folyamataira, azokat kell átalakítani a rendeletnek megfelelően, majd rögzíteni azt egy belső szabályzatban. Ha ezeket végigcsináljuk, biztosak lehetünk benne, hogy tudatosan kezeljük az adatvédelmi előírást, és jó eséllyel az incidenseket is el tudjuk majd kerülni.
Fontos tehát a saját cégünk ismerete, a testreszabás és az életszerűség. Olyan ez, mint az ISO szabványok: a szabvány keretet ad, de nem mondja meg, hogy cégspecifikusan ezt ki hogyan csinálhatja. Az első auditkor jóváhagyásra kerülnek a kialakított szabályok, utána pedig ahhoz kell tartani magunkat. Ha a cégünk életében változás következik be, akkor pedig szabad rajta változtatni, ésszerűsíteni, továbbra is megfelelve a szabvány adta elvárásoknak.
A résztvevők szerteágazó iparágakból érkeztek, így az egyszemélyes vállalkozástól a több száz főt foglalkoztató élelmiszeripari vállalatig voltak jelen a látogatók. Sok esetben a kétségbeesés volt jellemző azokra a cégekre, akik még csak most ismerkednek az adatvédelmi rendelettel. Számukra azt javasoltuk, hogy rövid, tömör vezetői összefoglalónk segítségével értelmezzék az elvárásokat, illetve „GDPR Beszállókártyáink” segítségével pedig meg tudják találni azokat a feladatokat, melyeket a saját vállalkozásuknál is el kell végezniük. A folyamataikat módszeresen vizsgálják át és határozzák meg, hogy hol van szükség beavatkozásra, átalakításra.
Hamarosan egy letölthető folyamatábrával, és egy hatásvizsgálati sablonnal bővülnek a segédanyagaink a felkészülést segítendően. Habár az elején a feladat soknak tűnhet, azonban kellő odafigyeléssel és precíz megvalósítással, illetve a Crosssec Solutions által biztosított segédanyagokat felhasználva, saját maguk is elvégezhetik a szükséges teendőket.
A Startup Safaryn, melyet ebben az évben a fővárosunkban rendeztek meg, az Inbound marketing és a GDPR kapcsolatát mutattuk be. A Crosssec Solutions is az inbound marketing módszertanát alkalmazza, melynek alapvetése, hogy értékes és hasznos tartalmakat adunk ügyfeleinknek, figyelembe véve az elköteleződésük állapotát.
Az új szabályozás alapjaiban határozza meg az értékesítési és marketingfolyamatok elvárt rendjét, így a különösen nagy büntetések elkerülése végett fontos, hogy a cégek ismerjék és alkalmazzák a GDPR-ban foglaltakat.
Előadásunkban az inbound módszertan alkalmazása során szerzett valós tapasztalatokat mutattuk be, valamint azt, hogy milyen hatással van a marketingre, az értékesítésre és az operatív cégvezetésre ez az új szabályozás. Fontosnak tartottuk, hogy olyan könnyen társítható példákat és megoldásokat adjunk át, melyek segítik a magyar startup világ jogszerű működését. A példákon keresztül bemutattuk a saját felkészülésünk során tapasztalt nehézségeket, kiemelve, hogy mire érdemes odafigyelni, ha valaki CRM rendszert használ, hírlevelek küld ki, feliratkozásokat kezel. Kitértünk arra is, hogy milyen szempontok szerint érdemes megvizsgálni az alkalmazott szoftvereket, hiszen csak akkor lehetünk jogszerűek, ha gondot fordítunk a megfelelő rendszer használatára. Ha mégsem felel meg minden GDPR rendelet által támasztott feltételnek akkor még nem késő másik szoftvert keresni, szerződni, és minél gyorsabban migrálni az adatokat.
Bízunk abban, hogy mindkét konferencián a résztvevők segítségére voltunk, és hogy segédanyagainkat felhasználva egyre több és több kis és középvállalkozás várja nyugodtan május 25-ét.
Elérhető dokumentumainkat az alábbi linkre kattintva tekintheti meg. Amennyiben kérdése, vagy kérése lenne keressen bennünket a gdpr@crosssec.com címen.
Jó munkát és eredményes felkészülést kívánunk!
