Adathalmazok a fiókok mélyéről – milyen a jó kimutatás a főnöknek?

Legutóbbi két cikkünkben a naprakészen tartott műveleti listákról, azok erőforrástervezéshez kapcsolódó összefüggéseiről, majd a gyártásprogramozás támogatásáról, a keletkező adatok ehhez történő felhasználhatóságáról osztottunk meg a jelen gazdasági nehézségek közepette korántsem elhanyagolható összefüggéseket. Most egy újabb fiókot húzunk ki a vállalatvezetés igen sokfelé szabdalt szekrényéből, remélve, hogy következő blogcikkeinkkel segítünk is bennük hosszú időn át fenntartható rendet tenni.

Maradva is ennél a képnél, tudjuk, milyen az, amikor elkészül a szinte óriásinak hitt, megtölthetetlen bútordarab, amelybe aztán egyre-másra kerül be újabb ruha, bedugdosott cipő, használatban lévő és teljesen szükségtelen eszközök. Néha eljutunk odáig, hogy nincs is kedvünk kinyitni, inkább megvesszük újra a valahol biztosan meglévő tárgyakat; míg máskor a fél szekrényt kiürítjük, annyira átláthatatlan már a benne lévő tartalom.

Most, hogy megvan az érzés, nézzük meg közelebbről, hogy állunk a vállalkozásunkban keletkező adatokkal, tudjuk-e jól használni őket, megtaláljuk-e a relevánsakat pont akkor, amikor a legnagyobb szükségünk lenne rájuk.

Milyen információkra vagyunk egyáltalán kíváncsiak? Hogyan tudjuk ezeket jól meghatározni? Mit és milyen gyakorisággal kell előbb összegyűjteni ahhoz, hogy ezek előálljanak? És ki is tudja ezeket megadni a ma korántsem egyszerű helyzetben lévő vállalatvezető számára? Mekkora a nyomás az ügyviteli munkatársakon, akik próbálnak gyorsan a „főnci kedvére tenni”? És a főnökön, aki talán nem is mindig tudja, mi segítené az adatvezérelt döntések meghozatalában

A siker kulcsa: tervezés, adatgyűjtés,
tudatos, folyamatos elemzés, ellenőrzés

Induljunk el akkor a kályhától! A jól használható információkhoz először adatot kell gyűjteni, azaz már az elején pontosan kell tudnunk, hogy végül mit is akarunk kimutatni. Ehhez mérten kell megtervezni, hogy milyen típusú adatokat, milyen gyakorisággal, milyen forrásból tudunk feljegyezni, majd azokat hogyan tudjuk információvá konvertálni.

Ezután nagyon gyorsan el is jutunk a vállalati kulcsmutatók kérdéséhez, amelyek közül minden vállalatvezető számára jól ismert az adózás előtti és adózott eredmény, az eredménytartalék, vagyis azok a gazdasági mutatók, amelyek az év végén azt jelzik, hogy mennyire sikerült teljesíteni a terveket. Mai, gyorsan változó világunkban azonban, amikor még nagyobb jelentőséggel bír az a (sokáig Darwinnak tulajdonított, ám csak egy huszadik századi követője által a „szájába adott”) megállapítás, amely szerint „nem a legerősebb, nem is a legokosabb, hanem a legjobban alkalmazkodni képes fajok élnek túl”, nem elég csak ezeket, és csak évente egyszer megnézni. Nem elég akkor örülni vagy elkeseredni, az év többi részében pedig a szokásokra, megérzésekre támaszkodva kormányozni a vállalkozásunkat.

A tudatosság, amely ez esetben a vágyak célokká alakítását, utóbbiak részfeladatokra bontását, a folyamatos ellenőrzést, elemzést, illetve a szükséges beavatkozásokat jelenti, elengedhetetlen a túlélni kívánó tulajdonos és vezetői számára.

És akkor nézzük lépésről lépésre az emberi erőforrások felhasználásához kapcsolódó legfontosabb mutatók előállásához vezető utat:

• Készítsük el vállalkozásunk reális jövőképét, tudjuk, rögzítsük és osszuk is meg az elérni kívánt célt;
• elemezzük belső környezeti erősségeinket és legyünk tisztában fejlesztésre szoruló területeinkkel;
• nézzünk rá a környezetben rejlő lehetőségekre, amelyeket jó volna megragadni, és azokra a potenciális veszélyekre, amelyeket pedig szeretnénk elkerülni;
• átlátva a belső erőforrásokat, tervezzük meg a lehetőségek kihasználására irányuló lépéseket;
• tartsuk a jövőképet folyamatosan fókuszban, ne akarjunk mindennel egyszerre foglalkozni!

Figyeljünk legfontosabb erőforrásunk,
azaz munkatársaink kulcsmutatóira is!

Emlékezzünk Ezópusz ókori tanmeséjére, amely az ezer trükköt ismerő rókáról és az egyetlen bevált gyakorlatot alkalmazó sünről szólt. Ha csak egy dologra összpontosítunk, és abban nagyon jók vagyunk, az működni fog, még akkor is, ha érzéseink szerint megannyi lábra lenne még szükségünk.

Ha a jövőkép eléréséhez vezető útvonalat megterveztük, rövidebb szakaszokra osztottuk, már könnyedén meg tudjuk mondani, mivel fogjuk azonosítani elérésüket. Ahogy egy hosszabb autós kirándulás során is eltervezhetjük, mikor és milyen éttermet szeretnénk kipróbálni vagy hol szállunk meg, itt is pontosan tudjuk majd azonosítani, hogy elértük-e a célokat: azonosítottuk-e a piacunkat, felmértük-e az igényeiket, sikeres megállapodásokat kötöttünk-e, lezárult-e a termékfejlesztésünk, megérkezett-e a várt megrendelés, sikerül-e mindent határidőben legyártani.

Ezek mind-mind olyan kulcsmutatók, amelyeket folyamatosan figyelemmel kell kísérnünk, hogy tudjuk, a jó úton és a célunk eléréséhez szükséges sebességgel haladunk-e egyáltalán.

Ezek teljesülésében pedig munkatársaink a legfontosabb erőforrásaink. Látnunk kell tehát, hogy mi jellemzi a teljesítményüket. Milyen időszakokban és mennyit hiányoznak? Hányszor és mi okból mennek táppénzre? Mely feladatokban motiváltak, és melyeket teljesítik csak munkaköri kötelezettségből? Vannak-e olyan időszakok, amikor magasabb teljesítményre képesek? Töltenek-e olyan feladatokkal időt, vagy több időt, amelyek nem szolgálják a cél elérését?

Mindezt gyűjtött adatok nélkül nagyon nehéz elemezni, illetve óriási terhet ró az adminisztrációban résztvevő munkatársakra, ha a főnökben egyszer csak felébred a gondolat, hogy ezekre még ma kíváncsi lenne. A munkaügyi nyilvántartásból, a bérszámfejtő programból, a közvetlen felettes megfigyeléseiből, esetleg napi workblogokból persze elérhetők, de nagyon nagy eséllyel inkább szubjektív és strukturálatlan leírások formájában érkeznek majd meg, semmint elemezhető, objektív, kvantitatív mutatókként.

Következő cikkünkben részletesen bemutatjuk a Crosssec Norma Kimutatások funkcióját, amelynek segítségével a vállalat különböző szintjein dolgozó adminisztrátorok, csoportvezetők, HR- és cégvezetők is néhány kattintással megkaphatják a nekik szükséges információkat. Illetve, ellenőrizhetik a tervezett céltól mérhető távolságukat, gyors beavatkozásra adva lehetőséget, ha az eltévedés vagy a fáradtság jelei mutatkoznának.

Többet szeretnék megtudni a teljesítménybérezésről

Ha további háttérinformációkra kíváncsi a tágabb témában, következő cikkünk megjelenéséig a fenti gombra kattintva töltse le ingyen és forgassa haszonnal a teljesítménybérezés bevezetését támogató e-bookjainkat – vagy böngészgesse Norma szoftverünk saját weboldalát!