Adminisztráció támogatása munkaügyi szoftver segítségével

Korábbi cikkeinkben írtunk a teljesítménybér alkalmazásáról, megosztottuk gyakorlati tapasztalatainkat, igyekeztünk eloszlatni a tévhiteket és segítséget nyújtani a kapcsolódó bérszámfejtési kérdésekben. Mire figyeljen a teljesítménybér számfejtése során című blogcikkünkben utaltunk arra, hogy ha a munkabéreket teljesítmény alapján számítjuk, akkor szükségünk van bemenő adatokra, egészen pontosan a darabbér összegére és / vagy a teljesítményszázalékra, attól függően, hogy milyen típusú teljesítménybért használunk. Most ahhoz szeretnénk információt nyújtani, hogy milyen módon tudjuk előállítani ezeket a szükséges adatokat.

Teljesítménybér követése

A teljesítménybér számításához nem elegendő a munkaidő adatokat nyilvántartani. A tényleges bér megállapítását objektív mérésekre kell alapoznunk, ehhez minden szükséges adattal rendelkeznünk kell. Ezt a kívánalmat a teljesítménykövetelmények (normák) jogszerű elkészítésével tudjuk teljesíteni. A munkavállalóknak ismerniük kell a normákat. Egyrészt azért, hogy tisztában legyenek az elvárásokkal, másrészt, hogy tudják, mi alapján kell nyilvántartani a teljesítéseket. A jelenléti ív mellett a munkavállalóknak munkalapot szükséges vezetni, vagy automatizált nyilvántartással követni kell, hogy adott műveletből mennyi idő alatt, hány egységet készített el egy munkatárs. Előfordulhat, hogy külön munkavállaló látja el az adatok begyűjtését, rögzíti az eredményeket és ellenőrzi a teljesítéseket. Vannak olyan üzemek, termékek, ahol csak a manuális nyilvántartás működik és van, ahol megoldható az automatizáció.

Az alábbi adatokat kell nyilvántartani, vezetni:

• művelet azonosítója / reszort sorszáma
• előállított mennyiség
• teljesítés időtartama
• állásidő
• javítások (időben vagy mennyiségben kifejezve)

Mi történik a rögzített adatokkal? Papír alapon, táblázatkezelőben vagy szoftveres támogatással összesítjük a napi teljesítéseket és munkaidő adatokat, melyből megkapjuk a bérszámfejtéshez szükséges információkat.

Létezik néhány bérszámfejtő szoftver, amelyben integrálva van a teljesítménybér számítás is, de nem ez a jellemző. Ezért fontos, hogy rendelkezzünk olyan eszközzel, ami képes meghatározni a havi teljesítménybért, illetve az átlagos teljesítményszázalékot.  Az így kapott havi összeget vagy szorzót használja fel a bérszámfejtés. A teljesítménybér számfejtéséről a Mire figyeljen a teljesítménybér számfejtése során című blogcikkben bővebb információkat kaphat.

Teljesítménybéres szoftver használata

A speciálisan erre a célra létrehozott termék, mint például a Norma, az alap számításokon túl rendelkezik olyan kiegészítő funkciókkal, amelyek egyszerűbbé teszik a napi adminisztrációt és csökkentik a manuális adatbevitelből eredő hibák lehetőségét. Figyelmeztető üzenetekkel segítik a munkát, biztonsági protokollok akadályozzák meg az ellentmondásos adatok rögzítését, biztonsági mentéseket készítenek, időszaki lezárt adatexportokat tárolnak, és (ha a technikai feltételek adottak) a számításokat egyszerűen át is emelhetjük a bérszámfejtő szoftverbe. A rögzített adatokból különböző riportok segítik a folyamatok nyomon követését, a vezetők számára sok hasznos információt tartalmaznak akár a termelés állapotára, akár az időszaki munkáltatói költségekre vonatkozóan. Ezek segítségével a vállalatvezetők akár már a bérszámfejtés előtt kaphatnak előrejelzést a munkáltatói terhekről, ami segíti a költségek tervezhetőségét. Ha felhő alapú, szoftvert is választ, akkor az adatok bárhonnan elérhetőek, és elvesztésük miatt sem kell aggódnia.

Az átláthatóság és a naprakész információk fontossága

Gondolhatjuk, hogy a teljesítménybér adatok nyilvántartása és számítása a bérszámfejtő feladata. Hó végén rögzíti és kiszámolja a szükséges összegeket. Nem kizárt ez a megoldás sem, azonban, ha egy jó és átlátható rendszert szeretnénk működtetni, amely megfelelő mennyiségű és tartalommal bíró információt nyújt számunkra, akkor a dolgozók teljesítéseit folyamatosan adminisztrálni kell. Azon túl, hogy ők folyamatosan vezetik a szükséges nyomtatványokat, az ily módon keletkező adatokat napi szinten fel kell dolgoznunk. Feltölteni a táblázatba, vagy szoftverbe, amit használunk és kinyerni belőle a szükséges adatokat.

Milyen adatokat? Ha teljesítmény alapú bérezési rendszert működtetünk, akkor a dolgozóink jelenléti és bér adatain kívül egyúttal termelési adatok is rendelkezésünkre állhatnak. Ehhez csak néhány jó képletre vagy egy hasznos szoftverre van szükségünk, hiszen a munkavállalók által elvégzett munkamennyiség és a műveleti listák alapján – az adatrögzítéstől függően – napra pontosan követni tudjuk a termelés vagy a projektek állapotát. Teljesítménybér rendszerünk így gyártástámogatási funkciót is betölthet.

A másik fontos szempont, hogy a dolgozók is folyamatosan tisztában lehetnek az elért teljesítményszinttel és az ehhez tartozó keresettel. Ha a rendszer, amit kialakítottunk, jól működik, akkor bármely időpontban igazolni tudjuk akár a munkavállalók, akár az ellenőrző hatóságok felé az adatok hitelességét és jogszerűségét. A transzparencia fontos, és hozzájárulhat a teljesítménybéres rendszer elfogadásához a dolgozók részéről, de nem győzzük hangsúlyozni, hogy a teljesíthetőség, a reális elvárások ugyanakkora jelentőségűek.

Munkaügyi bírságok

Ha a teljesítménykövetelményekkel, illetve a teljesítéssel vagy a nyilvántartással kapcsolatosan eltérő vélemény alakul ki a munkavállaló és a munkáltató között, a vonatkozó munkajogi szabály szerint a bizonyítási teher a munkáltatót terheli. Tehát a munkáltatónak kell bizonyítania, hogy a teljesítménykövetelmények megállapítása során a törvényi elvárásokat szem előtt tartotta és a nyilvántartás során is ennek megfelelően járt el.

A munkaügyi bírságok néhány tízezer Forinttól indulnak, azonban a felső határ akár húszmillió Forint is lehet. Bírság kiszabására már akkor is sor kerülhet, ha csak egyetlen munkavállalót érintő súlyos szabálysértés történik vagy több munkavállaló érintő enyhébb jogsértés. Ezért is nagyon fontos, hogy a rendszerünk átlátható, jogszerű és naprakész legyen.