Így zajlott legutóbb a Norma bevezetése - Tapasztalataink

Nagy örömmel számolunk be arról, hogy újabb partnerünknél vezettük be sikeresen a teljesítménybérezést támogató munkaügyi- és költségtervező alkalmazásunkat, a Crosssec Normát. Cikkünkben a Norma eddigi legizgalmasabb bevezetésének tapasztalatait osztjuk meg.

Az előkészületek

Mivel a szóban forgó ügyfél országszerte több telephellyel rendelkezik, és közel 4000 munkavállalót foglalkoztat, így az eredményes bevezetést komoly felkészülés előzte meg, hiszen hosszú hónapok közös, összehangolt munkájára és számos helyszíni oktatásra volt szükség.

A Crosssec Solutions csapata rendkívül büszke arra, hogy ügyfelünk hatékonyságnövelési céljainak eléréséhez a Normát választotta, hiszen így a dolgozók ösztönzése mellett valódi segítséget nyújtunk abban, hogy a vállalat üzleti döntései adatvezérelt módon születhessenek meg.

Első tapasztalatok

Az elmúlt időszak tapasztalatai alapján azt a visszajelzést kaptuk új felhasználóinktól, hogy a Norma kiváló eszköznek bizonyult a mindennapi munkavégzésük során, hiszen az online elérhető alkalmazás egyszerűbbé teszi a vállalat napi adminisztrációját, és jelentősen csökkenti a manuális adatbevitelből eredő hibák lehetőségét. A szoftver segítségével növelhető a cég versenyképessége, és kimutatható, hogy mely munkafolyamatokon érdemes változtatni, és melyeket érdemes teljesen elhagyni.

Partnerünk Norma fiókjához jelenleg több mint 160 felhasználónak van hozzáférése. Ilyen nagy méretű és összetett szervezeti felépítésű vállalat esetében csapatunkat nem érte váratlanul, hogy akadtak olyan új kihívások, amelyekre a projekt elindításakor még nem számítottunk.

Kollégáink szemszögéből

Úgy gondoljuk, érdekes lehet megismerni azt is, hogy a bevezetésben aktívan részt vállaló kollégáink hogyan látták az elmúlt időszakot, milyen élményekkel és tapasztalatokkal gyarapodtak a bevezetés során.

Elsőként Esztert, a Crosssec Solutions ügyvezető igazgatóját és a Norma egyik termékgazdáját kérdeztük meg a bevezetés tapasztalatairól:

"Mint minden nagyobb feladatot a Crosssec életében, ezt a bevezetést is alapos előkészület előzte meg. Megpróbáltunk minden előforduló lehetőséget számba venni, és azokra megfelelő megoldásokkal felkészülni. Ez nem sikerült maradéktalanul. Voltak nem várt szituációk, azonnali beavatkozást igénylő problémák, amelyeket azonban gyorsan és hatékonyan tudtunk kezelni.
Vezetőként nagy büszkeséggel tölt el, hogy szakmailag és emberileg is kiváló munkatársakkal dolgozhatok együtt. A közös értékrend, a jól ismert és elfogadott cél volt az, ami a feszültséggel telített időszakot is elfogadhatóvá és kezelhetővé tette számunkra úgy, hogy közben nem vesztettük szem elől felhasználóink minél magasabb minőségben történő kiszolgálását.
Nagyon sokat tanultunk a mögöttünk álló időszakból, és még felkészültebben indulunk neki a következő bevezetési feladatoknak.

Ezúton is köszönöm a teljes csapatnak a NORMA fejlesztésével töltött munkaórákat és azt, hogy a sikerért fáradhatatlanul dolgoztunk együtt az elmúlt 2 évben."

Lilla, a Norma termékfelelőse mesélte el, hogy számára mi volt a legkiemelkedőbb ebben az időszakban:

"Nagyon gyorsan történt minden. A betanítások lezárását követően szinte azonnal elkezdték használni a Normát! Ekkora mennyiségű dolgozói adatot még soha nem importáltunk egyszerre a rendszerbe, közel 4000 munkavállaló adatait költöztettük be. Az előkészítő folyamatok során komoly kooperációra volt szükség a munkatársak és divíziók között, hiszen az ügyféltől kapott nyers adathalmazt először olyan formába kellett konvertálnunk, melyet a Norma megfelelően fogadni is tudott.

Partnerünk vállalkozása rendkívül összetett szervezet, ezért külön meg szeretném említeni a szervezeti- és földrajzi egységek fáinak építését és a hozzáférések beállítását is. A jogosultságok beállítása folyamatosan feszített figyelmet és sok munkát igényelt, hiszen több mint 160 felhasználó tud belépni a cég fiókjába.

A kezdeti időszakban sok, a programhasználattal kapcsolatos megkeresés érkezett, elsősorban azért, mert az országos lefedettség miatt a felhasználóink nem tudtak minden esetben azonos infrastruktúrán dolgozni, így az oktatáson látottaktól eltérő típusú és verzióval rendelkező böngészők sajátosságait kezelni kellett. Maguk a törzsadatok is gyorsan változtak, így nekünk is meg kellett tanulnunk ugyanolyan tempóban lekövetni ezeket a módosításokat. Nagyon jó volt megtapasztalni azt, hogy minden adminisztrátorban megvolt az a tanulási hajlandóság és rugalmasság, amelyet egy ehhez hasonló új helyzet gördülékeny kezelése igényel. Bár én nem vagyok ügyfélszolgálati munkatárs, egyértelmű volt, hogy a kezdeti időben bekapcsolódok a felhasználók támogatásába is. Kollégáimmal megosztottunk egymással minden esetet, hiszen ha egy gyakrabban ismétlődő kérdéssel találkoztunk, könnyebb volt kezelni a szituációt."

Vezető fejlesztőnk, István is megosztotta gondolatait:

"Partnerünk nagy munkavállalói létszáma több szempontból is új kihívásokat jelentett számunkra. Mi egy "dobozos" terméket készítünk, azaz a Norma több cégnél is ugyanolyan jól tud működni, függetlenül a vállalat méretétől és felépítésétől. Ilyen összetett szervezettel és ekkora dolgozói létszámmal azonban még nem használták a szoftvert, így számos olyan új fejlesztői feladat is megjelent, amelyet kifejezetten a nagyvállalatok támogatása hívott életre. A felhasználói felületek esetén továbbra is azt tartjuk szem előtt, hogy pontosan ugyanazt a magas minőséget és kiváló felhasználói élményt kell nyújtanunk a kis- közepes és nagyvállalatok számára is, hiszen mindhárom cégméret igényeit ki szeretnénk szolgálni.

A magas létszám az üzemeltetésben is izgalmas helyzeteket teremtett, nem egyszer szorultunk arra, hogy apróbb átalakításokat végeztünk a programon annak érdekében, hogy gyorsabban működjenek bizonyos gyakran használt funkciók, és megfelelő hatékonysággal történjen a nagy adathalmazok feldolgozása is.

Külön érdekesség, hogy a vállalat telephelyeinek szerteágazó földrajzi elhelyezkedése magával hozta azt a kihívást is, hogy a jogkezeléssel kapcsolatos beállítások megfelelően konfigurálhatók legyenek, és a felhasználói élmény itt is magas lehessen."

Szenior szoftverfejlesztőnk, András így foglalta össze az elmúlt időszak tapasztalatait:

"Leginkább üzemeltetés szempontjából látszott a változás, hiszen jelentősen többen kezdték el használni egyszerre az alkalmazást, mint korábban. Ez azzal járt, hogy a "beköltözéskor" a szerverinfrastruktúrán is változtatni kellett. Talán a hó végi zárást emelném ki példaként, melynek során a bérszámfejtésnek közel 4000 dolgozó mindennapi adatát kellett átadnia, ami komoly igénybevételt jelentett a szerverek számára."

Végül, de nem utolsó sorban Juditot, a Crosssec Solutions projektmenedzserét kérdeztük:

"Nagyon hasznos tapasztalatot szereztem az ügyfélszolgálati rendszer folyamatainak kialakítása kapcsán. Fel kellett építenünk, hogy pontosan hogyan kezeljük a beérkező felhasználói észrevételeket és bejelentéseket; melyek azok, amelyek eljutnak a projektmenedzsmenten keresztül a szoftverfejlesztésig, illetve milyen prioritással és milyen csatornán kezeljük ezeket. Mindenképp kihívást jelentett az, hogy felkészüljünk a felhasználói észrevételek fogadására. Tisztában voltunk azzal, hogy a kezdeti időszakban az átlagosnál magasabb számban keresik fel az ügyféltámogatással foglalkozó kollégákat, hiszen egy új szoftver bevezetése általában ezzel jár.

Rendkívül büszke vagyok az egész csapatra, hogy ilyen ügyfélközpontú és gördülékeny módon történt minden a szoftverbevezetés során."

Az élet természetesen nem áll meg a Crosssec Norma esetében sem, hamarosan további, hasonlóan nagy dolgozói létszámmal rendelkező vállalkozások kezdik meg a szoftver mindennapi használatát. Biztosak vagyunk benne, hogy csapatunk sok olyan hasznos tapasztalatot szerzett, melyek segítségével még gördülékenyebben történik majd a bevezetés és üzemeltetés új partnereink esetében is.