Évtizedes és naprakész tudás, avagy ki az az adatvédelmi felelős?

Jelenleg olyan világban élünk, amelyben az adatvédelmi felelős szerepe nélkülözhetetlen. A technológia és a digitalizáció rohamos fejlődésének következtében az online tér mindannyiunk életében egyre fontosabbá válik. Nap mint nap hatalmas információáradattal kell szembenéznünk, így mind magánemberként, mind vállalatként egyre nehezebb megvédeni a magánszféránkat és eligazodni az erre vonatkozó szabályok útvesztőiben.

Az alábbi cikkünkben bemutatjuk, ki az az adatvédelmi tisztviselő, milyen feladatok tartoznak a hatáskörébe, és miért elengedhetetlen a munkája.

Az adatvédelmi felelős jelentése

Az adatvédelmi felelős fogalma alatt olyan munkatársat vagy külsős megbízottat értünk, aki biztosítja, hogy a magánjellegű információk, személyes adatok kezelése megfeleljen az adatvédelmi rendeletben előírt utasításoknak. A szakember megnevezése angolul DPO, amely mozaikszó a Data Protection Officer rövidítése. A jogszabályi előírások szigorúan és részletesen meghatározzák, mi minden tartozhat ennek a személynek (vagy megbízott cégnek) a feladatai közé. Ha egy vállalkozás  jelentős mennyiségű adatot gyűjt, tárol vagy használ, a tisztviselő alkalmazása egyes esetekben kötelező.

Mit értünk adatvédelem alatt?

Az Európai Unió Általános Adatvédelmi Rendeletét, angolul General Data Protection Regulation (GDPR) 2016-ban fogadták el, majd két évvel később, 2018-ban a gyakorlatban is el kellett kezdeni alkalmazni. Abban az időben ugyanis már több évtizede működő szabályok voltak érvényben, amelyek kiegészítésre szorultak. A rendelet meghatározza a személyes információk kezelésére vonatkozó előírásokat, amelyek be nem tartása komoly büntetést, akár súlyos pénzbírságot is maga után vonhat.

A magánjellegű információk fontossága

A GDPR megfelelés azonban nemcsak a büntetés elkerülése miatt elengedhetetlen, hanem a hosszú távú hatékony működéshez is. A különböző szankciók ugyanis sok papírmunkával járhatnak, ami könnyen kizökkentheti vállalkozásunkat a megszokott munkafolyamatokból. Ehhez kulcsfontosságú, hogy maradéktalanul tisztában legyünk a privát adatok fogalmával, amiben nagy segítséget jelenthet az adatvédelmi felelős. A rendelet megállapítja, hogy azt az információt nevezzük személyes adatnak, amely alapján az egyén beazonosítható, például:

• Teljes név (keresztnév, vezetéknév)
• Születési idő és hely
• Édesanya leánykori neve
• Állandó lakcím
• Elérhetőségek (telefonszám, email cím stb.)
• Hivatalos okirat száma (személyi igazolvány, útlevél stb.)
• Társadalombiztosítási és adóazonosító jel
• Felhasználónevek, jelszavak és IP cím

Mik a legalapvetőbb adatvédelmi jogok?

• Tiltakozás: A kifogásokra vonatkozó szabályok alapján minden természetes  személynek jogában áll megtagadnia a privát adatai felhasználását. Ebben az esetben az adatkezelő köteles mérlegelni a helyzetet és eldönteni, hogy jogi értelemben az illetőnek vagy a cégnek van igaza az adott vitás kérdésben.
• Hozzáférés: Mindenkinek joga van mind elektronikus, mind papíralapon hozzáférnie a róla tárolt adatokhoz. Emellett az egyénnek teljes körű felvilágosítást kell kapnia arról, hogy a magánjellegű információkkal pontosan mi történik, azaz milyen célra használják fel, kinek továbbítják és mennyi ideig őrzik.
• További változtatások: Egy adatvédelmi felelős tájékoztatást adhat azzal kapcsolatban, hogy milyen további változtatásokhoz van joga az illetőnek. Ez alapján az érintettnek joga van kérvényezni a pontatlan vagy érvénytelen információk helyesbítését, korlátozását, esetleg törlését.

Az adatvédelmi felelős munkájának jelentősége

Felgyorsult világunk nemcsak lehetőségeket kínál számunkra, de kihívások elé is állít bennünket. A digitális kommunikációnak köszönhetően rövid idő alatt hatalmas mennyiségű információra tehetünk szert, ami hozzájárulhat az adatokkal való visszaélések növekedéséhez. Ahhoz, hogy gyorsan kivédhessük az adathalászok támadásait, nélkülözhetetlen a rugalmasság és alkalmazkodóképesség. Az adatkezelés tehát nem egy változatlan állapot, hanem egy dinamikus tevékenységi kör, amelyet állandóan fejleszteni kell.

Mindebből jól látszik, hogy az adatvédelmi felelős tudása és tapasztalata nélkül egy vállalkozás rendkívül nehezen boldogul. A magánjellegű információk folyamatos ellenőrzése komplex feladat, amelyet érdemes kiemelkedő szakemberre bízni. Ennek köszönhetően tudatosan követhetjük a jogszabályi előírásokat, ami támogathatja cégünk hatékony bevételtermelését. A tisztviselő segítségével koncentrálhatunk az üzleti stratégiánk egyéb fontos részeire: terveink kidolgozására és céljaink megvalósítására.

• Tudatos döntések: Bármilyen cég életében lényeges a tudatos gazdasági, szakmai és jogi döntések meghozatala. A DPO szakember gyakran szervez különböző továbbképzéseket a dolgozók tájékozottságának növelése érdekében, ami előre lendítheti a kollégák általános felkészültségét.
• Magasabb bevételszerzés: Ha ügyfeleink megfelelően gyakorolhatják az jogaikat, elégedettebbek lesznek a szolgáltatások színvonalával. Mindez erősítheti a cégünk iránti elköteleződésüket, ami magasabb bevételt, valamint versenypiaci előnyt jelenthet vállalkozásunk számára.
• Szigorú előírások: Végül az adatvédelmi felelős segít elkerülni az adatvédelemmel kapcsolatos büntetéseket. A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) ugyanis meglehetősen szigorú, akár több milliós büntetést is kiszabhat, amennyiben nem tartjuk be a GDPR utasításait.

A DPO szakember hatáskörei

A hivatáshoz nemcsak évek, évtizedek szakmai tapasztalata szükséges, hanem állandó továbbképzések és önfejlesztések is. A tisztviselő mindig naprakész tudás birtokában kell, hogy legyen, hiszen a legkisebb botlás vagy tévedés óriási veszteségeket idézhet elő az adott vállalkozásnál. Éppen ezért meghatározó a jogszabályok pontos ismerete és a jogszabályoknak való megfelelés szüntelen felügyelete. Ezen kívül szintén elengedhetetlen, hogy az adatvédelmi felelős mindig maximálisan segítse a munkavállalókat egyéni tanácsadással, átfogó tájékoztatással, valamint oktatások szervezésével.

Teljes körű felvilágosítás

A DPO szakember minden adatvédelemmel kapcsolatos részletről értesíti az adatkezelőt. Ha például a cégen belül kisebb vagy nagyobb változás következik be, annak jogi hátteréről teljes körű felvilágosítást nyújt a vállalkozás vezetője számára. Így például ellenőriznie kell, milyen mértékben befolyásolja egy új szoftver bevezetése vagy a termékkínálat módosítása az ügyfelek privát információinak gyűjtését, tárolását, illetve felhasználását. A legminimálisabb eltérést pedig haladéktalanul közölnie kell megbízójával.

Kivel tartja a kapcsolatot az adatvédelmi felelős?

A vezetőségen és az alkalmazottakon kívül az adatvédelmi felelős szorosan együttműködik az érintett társosztályokkal, valamint a hatóságokkal. Ide tartozhat az adatvédelmi hatóság, a cégen belüli információ feldolgozó részleg vagy akár a felügyeleti hatóság is. Abban az esetben, ha bármilyen észrevétel, kérés vagy probléma merülne fel a magánjellegű információk védelmével kapcsolatban, köteles megosztani minden szükséges tudnivalót az illetékes csoporttal.

Folyamatos ellenőrzés

A tisztviselőnek felügyelnie kell a GDPR megfelelés minőségét, a jogszabályok teljesítésének elmulasztása ugyanakkor nem az ő felelőssége. Abban az esetben, ha valamit nem talál rendben, hatásvizsgálatot kell készítenie. A hatásvizsgálat keretében pedig meg kell határoznia a felmérés módját, idejét, helyét, valamint a kivizsgálás véghezvitelét is kontrollálnia kell. Annak érdekében, hogy elkerülhetővé váljanak az esetleges adatvédelmi incidensek, nélkülözhetetlen, hogy rendszeresen tájékoztassa az adatkezelőt a módosításra szoruló területekről.

A versenyképesség növeléséért

Az adatvédelmi felelős munkaköre, tevékenysége jelentős szaktudást és tájékozottságot igényel, ezért mindenképpen ajánlott nagy körültekintéssel kezelnünk az adott kérdést. A folyamatos kontrolling, a GDPR és adatvédelmi tanácsadás, a nyilvántartás vezetése, valamint az állandó kapcsolattartás nemcsak hosszú évek tapasztalatát követeli meg, hanem a gyakran változó rendelkezések tökéletes ismeretét is.

Mindebben nagy segítséget nyújthat számunkra a Crosssec Solutions csapata, hiszen magasan képzett szakemberekkel dolgoznak együtt, akik évtizedes profizmusukkal támogathatják vállalatunk versenyképességének növelését.