8 tanács, hogy a szoftverbevezetés ne fulladjon kudarcba

A számítógépek és okoseszközök hétköznapi életünk részei. Különböző alkalmazások, szoftverek használatával igyekszünk megkönnyíteni a mindennapjainkat otthon és munkahelyen egyaránt. Így szinte biztos, hogy mindannyian jártunk már az új szoftverbevezetés sikerrel vagy kudarccal tarkított útján, pedig kiválasztásakor biztosak voltunk benne, hogy megoldást kínál a problémáinkra.

Amikor új gépet vásárolunk, vagy csupán a naponta használt szoftverek – például a szövegszerkesztő – újabb verziójára szeretnénk áttérni, a folyamat némiképp kellemetlenséggel jár. Nem is beszélve arról, amikor a teljes cég által kötelezően használt ERP-t, folyamatmenedzsment-szoftvert vagy CRM-rendszert szeretnénk gyorsan, költséghatékonyan és mindenki által elfogadhatóan bevezetni. Mindannyian a szokásaink szerint működünk, nehezen engedünk teret az újnak. A bevezetéshez kapcsolódó aggodalmak közül az alábbiak szoktak a leggyakoribbak lenni:

• Mi lesz, ha elvesznek az eddigi munkáim vagy fontos adatok?
• Egy ideig egyszerre kell majd használnom a régit és az újat?
• A napi feladataimon felül mikor tudok ezzel foglalkozni?
• Biztos, hogy képes leszek kezelni az új szoftvert?
• Mennyi idő alatt tanulom meg a használatát?
• Miben lesz ez jobb, miért nem jó a mostani?
• Ha a szoftver ennyire sokat tud, vajon mi lesz az én munkámmal? Szükség lesz még rám?

Az új szoftverre áttérés gondolata eredjen akár a vezetőségtől, akár a felhasználóktól, egy biztos: a döntés megszületése után általában nem halogathatjuk sokáig. Néhány alapszabály betartásával azonban a minimálisra csökkenthetjük a dolgozók félelmeit a változástól, ahogyan a bevezetésből fakadó többletterhelést is. Jelen cikkünkben 8 jól érthető és könnyen alkalmazható gyakorlati tanáccsal ebben szeretnénk segítséget nyújtani.

1. Elsőként teremtsük elő az erőforrásokat!

A tervezési szakasz egyik legfontosabb lépése, hogy előteremtsük a kellő erőforrásokat. Nemcsak a szoftver vételáráról kell gondoskodni, hanem az esetleges hardverszükséglettel és a bevezetésre, betanításra fordított munkaórákkal is kalkulálni kell. És persze a napi munkát is úgy érdemes szervezni, hogy ne azon felül jelentkezzenek a bevezetéshez kötődő munkavállalói feladatok.

2. Kezeljük belső projektként!

Ha már a vezetői döntés zöld utat adott a szoftverbevezetésnek, érdemes a folyamatot belső projektként kezelni. Hozzunk létre először is egy projektcsapatot! Osszuk ki a szerepeket, határozzunk meg célokat, mérföldköveket, feladatlépéseket, és időközönként tekintsünk vissza, hogy az elvégzettek mennyire vannak szinkronban a tervezettel. A csapatösszeállítás akkor ideális, ha képviselteti magát benne szakember az IT és a felhasználók oldaláról, és persze gyors válaszokra képes döntéshozó személy is. Míg a felhasználót a felület kezelhetősége és külleme érdekli, addig az IT-t az adatbiztonság, karbantarthatóság vagy az adatmigráció megvalósítása.

3. Tájékoztassuk az érintetteket!

A felhasználók félelmeit, ódzkodását úgy tudjuk a legkönnyebben leküzdeni, ha a bevezetés előtt korrekt tájékoztatást nyújtunk arról, miért van az új szoftverre szükség, mit nyer vele a cég, miként zajlik majd a bevezetés, hogyan változik meg a napi rutin. És mikorra kell eljutni odáig, hogy az újat használják a régi módszer vagy szoftver helyett. Kommunikáljunk nyíltan, hallgassuk meg a felhasználók javaslatait! Ezt megtehetjük személyes vagy online fórumon egyaránt, és adjunk lehetőséget interakcióra is. Tudjuk jól, hogy mindenhol akad dolgozó, aki retteg a változásoktól, és olyan is, aki nem rendelkezik megfelelő számítógépes ismerettel – ám őket is az ügy mellé tudjuk állítani megfelelő szakmai érvekkel és felhasználói támogatással.

4. Térképezzük fel az igényeket és lehetőségeket!

A projektcsapat kijelölt tagjai vizsgálják meg, hogy a szoftverigény hány felhasználót érint, ők milyen munkafolyamatokat végeznek, és ehhez milyen szoftvereket használnak. Ne csak arra fókuszáljunk, hogy az „új igényhez új szoftver kell”, mert könnyen meglehet, hogy a jelenlegi szoftverek valamelyike rendelkezik az adott funkcióval, csak eddig nem használtuk, vagy egy meglévő szoftverünk kisebb fejlesztésével is el tudjuk érni a kívánt célt.

5. Készítsünk követelményspecifikációkat!

A felhasználókkal együttműködve térképezzük fel, mi az a feladat, amit új szoftverrel szükséges támogatni, és milyen követelményeknek kell a szoftvernek megfelelnie. A riportok alapján készítsünk a felhasználói igényeket támogató specifikációt; soroljuk fel az elvárt funkciókat, fogalmazzuk meg a működés részleteit! Ezt később ki kell még egészíteni rendszer- és üzleti specifikációval. Ezek dokumentálásával csak nyerhetünk, mert segítenek elkerülni a félreértéseket és azonosítani a követelmények hiányosságait; nem beszélve arról, hogy segítségével összehasonlíthatóvá válnak a bekért árajánlatok.

6. Szervezzünk oktatásokat!

Hagyjunk időt a munkavállalóknak arra, hogy megtanulják, megszokják, sőt, megkedveljék az új szoftvert! Ha szeretnénk elkerülni a felhasználók kezdeti bizonytalankodásait, hogy egyes munkavállalók felkészültebbek legyenek, míg mások leszakadnak, vagy az utólagos hibajavításokat, pótoktatásokat, teremtsünk megfelelő fórumot, elegendő időt és felkészült oktatót! Egy rövid vizsgával, akár pár kérdéses online teszttel pedig visszajelzést kaphatunk a képzés sikerességéről, és felmérhetjük, mely témakörökben nem sikerült elmélyíteni a tudást. Mindig készítsünk belső felhasználói kézikönyvet (ami nem egyezik meg a szoftver kézikönyvével). Előbbiben saját folyamatainkat szerepeltetjük és a mindennapi rutint mutatjuk be a szoftverben, kitérve a gyakori problémákra, elakadásokra.

7. Jelöljük ki a kulcsfelhasználókat!

Válasszunk ki részlegenként olyan kulcsfelhasználókat, akik több jogosultsággal, információval rendelkeznek, mint az átlag userek. Akik kisebb beavatkozásokat is képesek elvégezni, például a jogosultságok paraméterezését; illetve be tudják majd tanítani az újonnan belépő munkavállalókat is. Sőt, a bevezetés alatt akár egyfajta nagykövetként állhatnak az ügy mellé, hogy elősegítsék annak elfogadottságát a szervezeten belül.

8. Teszteljük a demóverziót!

Mindig kérjünk demót a beszállítótól! Nagyban segít eloszlatni a félelmeket, ha a felhasználók működés közben látják a szoftvert. Megtekintésekor könnyen asszociálhatnak a saját feladataik megvalósítására. De akár arra a döntésre is juthatunk a demó által, hogy mégsem erre van szükségünk. Néhány speciális esetet leszámítva bőséggel állnak rendelkezésre a piacon szóba jöhető szoftverek. Tapasztalataink szerint legalább 5-6 megtekintés szükséges a megfelelő kiválasztásához.

Összefoglalva

A fenti tanácsok megfogadásával sokat tehetünk azért, hogy ne fulladjon kudarcba a szoftverbevezetés. Mindazonáltal több vállalkozásnál előfordul, hogy a vezetőség nem tud erőforrást allokálni erre a feladatra, mert a munkavállalók kapacitását maximálisan lekötik munkaköri feladataik. Gyakori probléma, hogy egy lelkes, de kevés projektmenedzsment-rutinnal rendelkező, szoftverbevezetésben kevésbé jártas munkatárs elvállalja a feladatot, ám az végül nem vezet a kívánt eredményre.

Biztosan állíthatjuk, ilyen esetekben nagyon rövid idő alatt megtérül a tanácsadó igénybevétele! A belső munkatársakat csak akkor és annyi időre szólítjuk meg, amikor azt a projekt előrehaladása megkívánja, és szavatoljuk, hogy a vezetőség végül nem elsüllyedt költségként gondol egy rosszul kiválasztott, vagy nem megfelelően bevezetett szoftverre.

A Crosssec Solutions szakértői természetesen örömmel segítenek minden olyan vállalkozásnak, ahol éppen szoftverbevezetési projekt indul, vagy esetleg a már folyamatban lévő bevezetés során olyan problémákba ütköztek, melyek megoldását külsős, szakértő csapatra bíznák. Kérjük forduljanak hozzánk bizalommal a weboldalunkon.